עיקרי קבוצות ומועדונים 20 טיפים לתכנון תקציב לאירוע מוצלח

20 טיפים לתכנון תקציב לאירוע מוצלח

תמונה מסתכלת על שולחן עם דפי גרפים, פתקים דביקים, אנשים עובדים יחד

אתה רוצה שאנשים יזכרו את חווית האירוע שלך, והתקציב שלך הוא המפתח להגשמת הרגעים המיוחדים האלה. בעת יצירת תקציב תפעולי לאירוע, חשוב להתחיל בתכנית. למרות שאי אפשר לקבל תקציב מושלם לכיס הפרוטה, להלן תובנות מועילות ליצירת מסגרת מעשית ומציאותית לאירוע הווירטואלי או האישי הבא שלך.



ערוך מחקר עבור התקציב שלך

  1. לראות את האירוע שלך - טיפ ראשון, בצע תכנון שלא כולל כסף בכלל. הכינו ציר זמן כולל מה עומד לקרות ואיזה כוח אדם תזדקקו לכל חלק באירוע. שתף זאת עם בעלי העניין וודא שכולם נמצאים באותו דף. אז אתה באמת יכול להתחיל לבחון את העלויות והסדרי העדיפויות האמיתיים עבור כל מי שמתכנן את האירוע.
  2. ספירת מזומנים - כמה, באופן ריאלי, תוכלו להוציא על אירוע זה מבלי לגרום ללחץ כלכלי? לאחר מכן, הבהר את סדרי העדיפויות העיקריים שלך לאירוע זה. אלה יהיו ה'עקרונות המנחים 'שלך כאשר אתה מתחיל לצמצם את מה שנחוץ בתקציב שלך ומה לא.
  3. ענייני מיקום - חשוב גם על תמונה גדולה לגבי המקום שלך. האם אתה יכול להשתמש במרחב פנוי או תרומה? הקפד לבצע שיחות מקדימות לבדיקת זמינות ושאל אם יש חיובים נוספים בשימוש במרחב כגון שירותי שרותים ושיקולי חניה.
  4. בואו לבחור את המוח - רשת עם אנשים שעשו אירועים דומים, כמו אירועי גיוס תרומות אחרים ללא מטרות רווח. שאלו לגבי התקציב שלהם ואילו 'הפתעות' עלו שאולי אתם לא שוקלים.
  5. נתונים היסטוריים של סלאוט - מרכיב מחקר נוסף הוא בחינת תקציבי אירועים היסטוריים עבור הארגון שלך. אם מדובר באירוע ראשון, חפש דוגמאות לתקציבים באופן מקוון עם אומדני תמחור עדכניים (שישתנו מאזור לאזור) לאירועים דומים.
  6. תמחור מגמות - חקור את מגמות התמחור הנפוצות באזורך עבור פריטי הכרטיסים הגדולים שלך כגון השכרת מקום, הוצאות קייטרינג וצרכים טכניים. צרו קשר עם מספר חברות לקבלת הצעות מחיר והקפידו לבחון ביקורות מקוונות ודירוג הלשכה לעסקים טובים יותר.
  7. רמה גבוהה ונמוכה - צור רשימה לתקציב שלך הבוחנת היכן אתה מסוגל לברוח עם הוצאות פחות ולאן אינך רוצה לחסוך. שוחח על כך עם בעלי עניין אחרים באירוע. למשל, האם כולם היו בעד השאלת שולחנות אם ניתן לכסות אותם במצעים איכותיים?
  8. נותני חסות, תרומות וחפצים בחינם, הו שלי - תרומות וספונסרים לאירועים יכולים לעזור להפוך כמה פריטי שורה מהתקציב שלך למציאות. חזור אל אלה שעזרו בעבר וסיעור מוחות של עסקים חדשים שעשויים להיות נרגשים לעזור. השתמש במתנדבים ככל האפשר והקפד להעלות את משחק התקשורת והארגון שלך עם הרשמה.
  9. לחסל הפתעות ברגע שתיצור את ציר הזמן של תוכנית האירועים שלך ותסכם את המחקר שלך, תהיה לך תחזית גסה של סך ההוצאות. עכשיו אתה יכול להתחיל למלא את הפרטים, בהתחשב במה שיש לך בבנק ובעקרונות ההנחיה שלך, כדי למזער הפתעות בהמשך.

רשום משתתפים לכנס מנהיגות עם הרשמה מקוונת. צפה בדוגמה

צור את התקציב שלך

  1. עלות מקום - עקוב אחר כל העמלות הצפויות שעשויות להיות כרוכות בהשכרת השטח כגון ניקיון משק בית, כל צרכי כוח אדם והגשה, ואם תהיה הוצאה נוספת של השכרת רהיטים.
  2. שילוט ועיצוב ספציפיים למקום - התאמה אישית היא מגמה עולה בתכנון האירועים, לכן הקפד להתחשב בעלויות ההתאמה האישית של החלל עם צרכי עיצוב ושילוט המשפרים את חווית האירוע לאורחים.
  3. טכנולוגיית אירועים - גורף צרכים רחב זה יכול לכלול צילום, סאונד, כלי רישום ווידאו. אם תזדקק לטכנאי סאונד מנוסה לאירוע שלך, בדוק תעריפים לפי שעה וודא שעלות זו כלולה בתקציב. אם האירוע שלך יכלול מצגות וידאו, דאג לכלול את עלויות ההפקה.
  4. בידור - אם תציע הצטיינות לרמקולים או שכר בידור, הקפד לכלול את הפריטים בתקציב התפעול שלך. לא פחות חשוב לקבל חוזה כתוב ברור, כך שציפיות ותשלום מאוירים בבירור.
  5. עלויות קייטרינג - כאן המחקר שלך יעזור לך לנווט בחוזי קייטרינג. אם יהיו לך שרתים, כלול את הפרט הזה בתקציב שלך וכלול כל תודה שאתה רוצה לתת. הקפידו להתייעץ בקפידה עם הרשימה הגבוהה והנמוכה שלכם, שכן קייטרינג יכול להוות מקור נהדר להוצאות יתר או מקום נהדר לחסוך בו.
כנסים ועידות סמינרים פורומים רישומים לוח זמנים אנשי מקצוע אירועים עסקים הרשמת טופס מירוצים המריצים טופס הרשמה לגיוס תרומות מרתון 5k 10k
  1. הוֹבָלָה - חשוב לחשוב על צרכי התחבורה, מכיוון שאלו יכולים להפתיע תקציב אם לא שקלת את פרטי ציר הזמן שלך או מה תצטרך להסיע אנשים. זה יכול לכלול דברים כמו עגלות גולף להסעות או נגררים ומשאיות להובלת במה או פריטים גדולים יותר.
  2. אבטחה, במידת הצורך - בהתאם לאופי האירוע שלך, התייעץ עם בעלי העניין שלך כדי לראות אם יש לך ביטחון לחלק או לכל האירוע שלך הוא האינטרס של הארגון שלך.
  3. תודה לך מתנות - לזכור את נותני החסות והמתנדבים שלך בתודה לאחר האירוע שלך משפיע מאוד ומשקף באופן חיובי על הארגון שלך. עם זאת, מחיר אפילו חותמת דואר יכול לפעמים להיות הפתעה לא כל כך מהנה! הקפד להוסיף לתקציב שלך את כל התוכניות שיש לך להודות לעוזרים שלך.
  4. כלול שוליים - תן לעצמך איזה מקום להתנועע בתקציב שלך; יש האומרים לכלול עד 20% מתקציב האירוע שלך בגין עודף תקציב. אם אתה רוצה להפעיל את האירוע שלך בלי להזיע כדורים על כל דבר קטן, השורה האחרונה בתקציב שלך תחסוך את שפיותך בכל פעם.

לתאם מתנדבי פסטיבל עם הרשמה מקוונת. צפה בדוגמה

משימות לאחר האירוע

  1. להיות שומר - הקפד לשמור על כל התקבולים, חוזי המקום והסכמי כוח האדם תוך כדי התהליך. שקול להשתמש באפליקציית סורקים בחינם כדי לצלם את כל הניירת שלך כדי לשמור עליה נוחה ומסודרת.
  2. סיכום החיסכון וההפתעות - לאחר האירוע שלך, הקפד לעדכן את ההוצאות הצפויות לעומת ההוצאות בפועל. אם היו תחומי חיסכון חיוביים, לא יזיק להדגיש בפני הארגון שלך את הערך שהבאת לתהליך. ולבסוף, הקפידו לשים לב אם היו פריטי הפתעה כלשהם שייתכן שיהיה צורך להוסיף לאירועים עתידיים.

התקציב שלך הוא הדבק שמצטרף לכל החלקים הנעים של האירוע שלך, ולכן חשוב לתת את הזמן ואת תשומת הלב הראויה. שיהיה בידכם תקציב יסודי ומעוצב בקפידה יהיה כמו חוברת משחק מנצחת לאירוע הבא של הארגון שלכם. קדימה קבוצה!



ג'ולי דיוויד היא סופרת עצמאית, מחנכת ואשת כומר פולחן ממערב התיכון שאוהבת חיבוקים חמים.

מה לבקש להכיר מישהו

DesktopLinuxAtHome הופך את הארגון לקבוצות ומועדונים לקל יותר.


מאמרים מעניינים

בחירת העורך

10 טיפים לתכנון בית ספר לתנ'ך לחופשות
10 טיפים לתכנון בית ספר לתנ'ך לחופשות
מתכנן את בית הספר לתנ'ך לחופשות בכנסייה שלך? טיפים אלה יעזרו לך להישאר במסלול ולתת לילדים את חווית ה- VBS הטובה ביותר אי פעם!
Hack Genius: הסתר תאריכי עבר או עתיד בהרשמות
Hack Genius: הסתר תאריכי עבר או עתיד בהרשמות
הסתר תאריכים בעבר או בעתיד בהרשמות שלך כדי להקל על משתתפי האירוע להתנדב.
25 רעיונות לחודש ההיסטוריה של נשים לבית הספר
25 רעיונות לחודש ההיסטוריה של נשים לבית הספר
תכנן את חודש ההיסטוריה של הנשים ועזור לתלמידים שלך ללמוד באמצעות פעילויות, טיולי שטח ורעיונות אחרים לכיתה.
הוליווד קזינו טולדו הימור על DesktopLinuxAtHome לארגן אירועי עובדים, ראיונות
הוליווד קזינו טולדו הימור על DesktopLinuxAtHome לארגן אירועי עובדים, ראיונות
50 רעיונות הערכת מורים
50 רעיונות הערכת מורים
כבד את המורה של ילדך באחד או יותר מרעיונות הערכת המורים האלה!
בלוקבאסטר קיצי
בלוקבאסטר קיצי
ערכו מסיבת בלוק חמה של קיץ עם רעיונות למסיבות הקיץ שלנו!
5 הרשמות ליצור בשנת 2020
5 הרשמות ליצור בשנת 2020
חקור כמה מהדרכים הנפוצות ביותר בהן אנו רואים אנשים יוצרים הרשמות באמצעות SignUpGenius. העלו את מנת המשכל המארגנת שלכם ונסו ליצור הרשמה למשהו חדש בשנת 2020.