עיקרי עמותות 40 רעיונות ליצירה וקידום של הדו'ח השנתי שלך ללא מטרות רווח

40 רעיונות ליצירה וקידום של הדו'ח השנתי שלך ללא מטרות רווח

נתוני תוכן של פריסת דוחות שנתיים ללא מטרות רווח מציגים תרשימים מתנדביםמדי שנה, לעמותות יש את ההזדמנות לעדכן את תורמיהם ואת הציבור הרחב לגבי התקדמותם, הישגיהם וכספיהם בדוח השנתי שלהם. יש שמשחררים את הדו'ח בשנה החדשה ואחרים בסוף רבעון משמעותי. דוח הוא הזדמנות מצוינת להראות לאנשים כיצד אתה משיג את משימתך באמצעות סיפורים, סטטיסטיקה ותצלומים. נסה רעיונות אלה כדי ליצור ולקדם את הדוח השנתי הבא שלך.

התחל בעבודה: תכנון וניהול פרויקטים

  1. קהל ראשית, שקול את הקהל שלך. דוחות שנתיים נכתבים בדרך כלל באחת משתי דרכים. האם אתה מדבר עם הציבור הרחב או באופן ספציפי עם תורמים? השפה בה אתה משתמש בדוח שלך צריכה לשקף את הקהל שלך. אם הדו'ח מיועד לתורמים, וודא שהוא מתייחס לחששות רלוונטיים ועונה על שאלות. אם אתה מתכנן אותו לקהל הרחב, השפה צריכה להיות אינפורמטיבית וקל לכל אחד לאסוף ולקרוא.
  2. מונע תורם שפה - אם הדו'ח ספציפי לתורם, התמקד בתודה על ידי שימוש בשפה המשקפת מעורבות ותרומות. לדוגמא, 'עזרת לאפשר את היוזמה הבאה ...' השתדל ליצור חתיכה שתורמיך היו רוצים להשאיר על שולחן הקפה שלהם כדי לחלוק עם אחרים. על התורמים להבין את מטרת הארגון שלך וכי הישגיהם של העמותות הם גם הישגיהם. זכור שתורמים תורמים לרוב בדרכים רבות, ולא רק תרומות כספיות.
  3. מונע בציבור שפה - הציבור הרחב אמור להיות מסוגל לקרוא את הדו'ח ולהבין את חזון העמותה בקלות, ובאופן ספציפי כיצד משיגה זו הושגה לאורך כל השנה. הימנע משפה מסוימת שעשויה להיות הגיונית רק לתורמים או מקורבים.
  4. תַקצִיב - הגדירו את תקציב הפרויקט שלכם וכיצד תקצו אותו תוך כדי הפקת הדוח השנתי. התקציב יעזור להגדיר פורמט ומשאבים.
  5. לתכנן מראש - צור ציר זמן מפורט של הפרויקט ומערכת למעקב אחר התקדמות הדוחות. בדוק אפשרויות מיקור חוץ במחקר ופנה אותן לציר הזמן הכולל. האם תתן לקהל שלך בחירה כיצד להציג את התוכן במובייל או בשולחן העבודה, בווידיאו או בבלוג? האם תקשר אליו באפליקציה שלך או בקמפיין דוא'ל? תכנן בהתאם.
  6. סולם לזחילה - זחילה בהיקף מתרחשת כאשר ציר הזמן הכללי והתוכנית לפרויקט שלך מתרחבים בזמן שהפרויקט נמצא בתהליך, ובכך משנים את התוצאה הכוללת או מוצגת. בעולם ניהול הפרויקטים, זחילת היקפים היא נושא נפוץ ומשרת את חברי הצוות היטב להבחין בכך ואף לתכנן זאת. כאשר אתה חש במשמרת זו, הקדש רגע לאותו עמוד עם הצוות שלך והגדר במפורש מה המשמעות של שינויים בפרויקט עבור ציר הזמן הכולל.

הכל אודות אופטיקה: בחר את הפורמט שלך

  1. פורמט קצר - דוחות שנתיים קצרים הם באורך של שלושה עד ארבעה עמודים לכל היותר והם מהווים יצירה קצרה להשקת התוצאות הקריטיות של הארגון שלך. דיווחים קצרים מדגישים מידע ברמה האסטרטגית ומניחים שאנשים כבר מכירים את העניינים והארוצים בארגון. כלול מידע לאן הקהל שלך יכול להגיע כדי למצוא מידע מפורט יותר.
  2. פורמט ארוך - דוחות ארוכים הם יותר מחמישה עמודים, מכילים מגוון תוכן ונוטים לכלול נקודות מידע והשראה דרך סיפור. שקול לכלול תוכן עניינים כדי שאנשים יוכלו להפנות במהירות לסעיפים שהם הכי מעוניינים לבדוק.
  3. שקול מולטימדיה - כדי להתבלט מארגונים אחרים, חשוב על פורמט לא מסורתי לדוח שלך. בחר צורת מדיה ייחודית ונכונה לעמותתך - כמו סרטון של אלה שאתה עוזר לחו'ל או חיבור תמונות כולל מקרה מקומי. אם לארגון שלך יש פודקאסט, תכנן להקדיש זמן לשיתוף תוצאות וסיפורים מהדוח. התאם אישית את הפורמט בהתאם לארגון שלך ולמגבלות התקציב שלך. לדוגמה, אם אתה סוכנות סביבתית אולי תוכל להדפיס כמה דוחות על עץ או חומרים ממוחזרים.
  4. הפוך את זה לאמנות - בחר נושא או תוכנית עיצוב המהדהדת את הענף שלך. לדוגמה, עמותה המונעת על ידי צילום עשויה ליצור את הדו'ח השנתי על גב סדרת הצילומים המקוריים שלהם. כבונוס נוסף, התורמים יכולים לשמור ולמסגר את הדו'ח כיצירת אמנות לבתיהם.
  5. פריסה חזותית - החלט על צבעי התבנית והפורמט הסופי (מודפס או דיגיטלי). באיזו גרסה של הלוגו שלך תשתמש? הפרד גושי טקסט עם תמונות וציטוטים נשלפים המציגים נתונים סטטיסטיים, גרפיקה או מחקרי מקרה. השתמש באינפוגרפיות אינטראקטיביות או בקווי זמן מונפשים כדי להמחיש נתונים סטטיסטיים ואבני דרך כדי להקל עליהם לקריאה. זכרו, המרחב הלבן הוא חבר שלכם. אתה רוצה להשתמש בתוכן מעולה ולהשאיר אותו קצר תוך הצגת התוצאות הטובות ביותר שלך.
  6. תצלומים - השתמש בתצלומים אמנותיים (בניגוד לטקסט) כדי לעסוק בקורא ולספר את סיפורך. חקר אתרי אינטרנט המציעים תמונות מלאי בחינם או בעלות נמוכה, או שקול לקנות תמונות מצלם מקומי באזורך. צפה בכל עמודים בדוח שלך כנדל'ן ראשי והפוך את התוכן למשמעותי ומשכנע.
גיוס תרומות חגיגיות ללא מטרות רווח גיוס תרומות הטבה לארוחת ערב מכירה פומבית מתנדבים בונים שירות בתי גידול לבנייה טופס הרשמה כחול

יצירת תוכן: מה לכלול

  1. ספר את הסיפור המלא - בדוח פורמט ארוך, ספר סיפור מקיף מהעמוד הראשון ועד האחרון. סיפורים הם אלה שכובשים ומעסיקים את ליבם של אנשים, ולא רק את מוחם. הניחו את התצלום הטוב ביותר שלכם על הכריכה וודאו שכל מחקרי המקרה כוללים תצלום. אם אתה מדפיס ומחייב את הדוח, שוחח עם המדפסת שלך אודות רזולוציית תמונות ואפשרויות עיתונות מצופות והדפסה דיגיטלית. כדי להבטיח שאתה משיג את היעדים הכוללים שלך, הקדש לרגע את לוח הדוחות המלא לפני כתיבה ואיסוף תוכן. הבהיר את 'מדוע' לדו'ח ולארגון שלך בכללותו והבהיר אותו.
  2. לַחֲגוֹג - הפוך את הדיווח שלך לחגיגי. הדוח השנתי הוא הזדמנות נהדרת לחגוג הישגים בשנה האחרונה. לפעמים למידה פירושה ללמוד מכישלון כמו גם הצלחה. הישאר עם שפה חיובית וצפה בה זה משנה.
  3. מודה בכישלון - היו מוכנים לציין כישלון במידת האפשר. לדוגמא, 'ניסינו X, וזה לא עבד, אבל למדנו מזה X, אז זה קידם את העניין שלנו.' רוב התורמים בסדר עם סיכון מחושב. רק תהיו כנים לגבי זה ושימו לב איך למדתם מזה.
  4. חקר מקרה - כלול לפחות מקרה מחקר אחד או סיפור השפעה מהשטח. אנשים צריכים לחוש השראה לאחר קריאתם ומוכנים לפעולה. כמו כן, שמור על כך קצר כך שאנשים נוטים יותר לקרוא אותו.
  5. מכתב הנשיא - כלול מכתב מקרב לב מהנשיא או המנכ'ל שלך. זה צריך לכלול את מה שהוא הכי גאה בשנה האחרונה ואת החזון שלו לשנה הקרובה.
  6. ציטוטים & המלצות - כלול הצעות מחיר ממוטבים במידת האפשר ותמיכה של אנשים ששרת. זה מחבר את הקורא למוטבים ומביא לחיים את משימת הארגון. השתמש בציטוטים והמלצות של אנשים המכובדים בכבוד המתאימים למשימה ולחזון העמותה שלך.
  7. הצהרות משימה וחזון - כלול את הצהרת המשימה ו / או החזון שלך ואז וודא שבדוח שלך מצוין כיצד אתה מבצע את החזון והמשימה. הראה תוצאות קונקרטיות כמו גם נרטיבים מעוררי השראה. זה אמור לעזור לקהל שלך להבין את הבעיה שעמותה שלך פועלת לפתור, ומה העמותה שלך עושה כדי לעזור.
  8. מגוון - בדוק את התמונות והתוכן שלך כדי לוודא שהוא משתמש בשפה כוללת הכוללת מגוון קוראים. התוכן והתמונות שלך צריכים לשקף את האוכלוסייה שהעמותה שלך משרתת.
  9. שקול זכויות יוצרים - ציין מקורות הדרושים להצעות מחיר או נתונים בדוח שלך וספק אשראי לתמונות או לתוכן שאול. חקר את חוקי זכויות היוצרים של התעשייה שלך כדי לוודא שהפרויקט שלך עומד בפרוטוקול.
  10. פרטי התקשרות - ספק את פרטי הקשר לעמותה שלך בתחתית הדוח כולל כתובת דואר, מספר טלפון, אתר וידיות מדיה חברתית. אם אנשים מוכנים לתת לאחר שראו את הדוח, וודאו שיש לכם דרך שלב אחר שלב לעשות זאת.
  11. הסמכת סוכנויות - ציין גם סוכנויות מוסמכות שאתה משתייך אליהן, כמו למשל Better Business Bureau או Charity Navigator. תכנן להעביר ערימה של דוחות הדפסה לתצוגה.

מהלכי כסף: פרטים כספיים

  1. מחויבות לשקיפות - דווח בצורה מדויקת והפוך את הכספים לקלים לקריאה. השתמש בתרשים עוגה עם מפתח קל לקריאה לסיכום הכספי של התמונה הגדולה, ותן לאנשים לדעת היכן הם יכולים לגשת לדוחות שנתיים קודמים או ל 990. הראה כמה מהתקציב הולך למינהל וכמה הולך לעלויות התוכנית.
  2. גרפים - השתמש בגרפים כדי להשוות את המספרים לעובדות בזמן אמת. רוב האנשים גולשים על דוחות שנתיים, לכן הדגישו כל דבר בעל חשיבות גדולה. לאנשים שרוצים לחפור, וודאו כי פירוט הפעילויות, הרווחים והכנסות אחרות שלכם ברור. מצגת מצגת היא פורמט מצוין להצגת תרשימים וגרפים.
  3. השפעת הכספים - הסבירו את ההשפעה וכיצד החיים השתנו. כדאי שיהיו כאן מספר נקודות וגרפיקה עם מספרים קלים לקריאה, גרפיקה ותמונות פשוטות. לדוגמא: '1,000 ילדים קיבלו שיעורי עזר, טיפול וחטיפים מזינים בתכנית הצהרונים שלנו בשנה האחרונה.' נסו לכלול 5 דגשים מרכזיים. אם אתה כולל יותר מזה, המידע מתחיל ללכת לאיבוד. השתמש בגרפיקה כדי לשמור על עניין ויזואלי.
  4. בדיקת עובדות - בדוק ובדק פעמיים את כל הנתונים הסטטיסטיים והמרכאות וכן את איות השמות המשמש בדוח. תכנן מספר שלבי בדיקה כך שמספר אנשים יוכלו לבדוק שגיאות.

התמקדו במטרה: תודה לתורמים ולחזון שחקנים

  1. קְבוּצָה - הכירו אנשים לצוות שלכם או לצוות ההנהלה עבור ארגונים גדולים יותר. זה יכול להיות בסרגל צד לצד מידע רלוונטי אחר. בדו'ח לא רשמי תוכלו לשתף עובדות מטופשות על אנשי הצוות. להקדמה רשמית יותר, שתף צילומי ראש וביו קצר.
  2. מועצת המנהלים - כלול שמות ותפקידים של חברי הדירקטוריון. תכנן לתת לכל חבר דירקטוריון ערימה של דוחות מודפסים לשיתוף עם חברים. אל תשכח להודות למועצה על שירותם ועל הדרכים הרבות בהן הם תורמים לארגון הכללי.
  3. הדגשת התורם - חלק מהעמותות הגדולות אוהבות להדגיש את התורמים העיקריים. אתה יכול לרשום אותם בסרגל צד או לכלול תיבות זרקור של תורמים עם סיפורים קצרים.
  4. הערות תודה - שקול לכלול הערות תודה של חברי הצוות בכל הרמות: דירקטורים, עורכים, דירקטוריון, הנהלה. זה מוסיף אלמנט אישי אחר שיעזור לחזק את הקשר בין תורמים לצוות.
  5. תמונות מועמדות - שקול לכלול כיף מאחורי הקלעים או תמונות גלויות. זה עוזר לתורמים להבין ולהכיר אותך טוב יותר ולהרגיש מעורבים יותר. תמונות אלה יכולות לשמש כפוסטים ברשתות החברתיות לצורך קידום דוחות.
  6. חזון לעתיד - מרבית הדוחות השנתיים מדגישים את מה שקרה בשנה האחרונה, אך שקול גם להבליט את החזון שלך לשנה הבאה, שלוש שנים או חמש שנים. זה נותן סיבה משכנעת לתורמים להמשיך ולהשקיע בארגון.

הוציאו את המילה: כיצד לקדם

  1. תפור לפורמט - התאם אישית את תוכנית הקידום על פי פורמט הדוח שלך. לדוגמא, אם אתה חושף דף אינטרנט ספציפי או קטע חדש באתר עם מידע על דוחות עליו, תרצה לבדוק אותו ולעבד את הבאגים לפני שתעבור לציבור. כשהוא מוכן, שלח דוא'ל לתורמים שלך עם הקישור הרלוונטי או תצוגה מקדימה כדי לפתות אותם ללחוץ כדי לקרוא עוד. אם אתה יוצר פיסת הדפסה, תכנן שיהיה זמין כקובץ PDF וכעותקים קשיחים. מסמך PDF צריך להיות זמין גם לצפייה והורדה באתר האינטרנט שלך. עותקים קשיחים יכולים להיות בחוברת, בחוברת או בפורמט פוסטר.
  2. אריזה - שלח דוחות שנתיים לכל תורם עם מכתב תודה. אם אתה שולח עותק קשיח, שקול אריזה מקורית / דיוור ייחודיים לעמותה שלך. שקול גם למי אתה שולח אותו. תורמים צעירים רבים מעדיפים עותקים אלקטרוניים ותורמים מבוגרים מעדיפים עותקים קשיחים. זה לא תמיד המקרה, ולכן חיוני להכיר את התורמים שלך ומה הם מעדיפים.
  3. תוכן מדיה חברתית - בשלב מוקדם של ציר הזמן של הפרויקט, שקול לכתוב תכני מדיה חברתית לערוצים בהם תשתמש בקידום הדוח.
  4. תכנן אירוע - התאם את הפעלת הדו'ח השנתי לאירוע שהארגון שלך כבר מארח, כגון ארוחת הערכת התנדבות או מסיבת יום נישואין לחברה. אין לכם אירוע מתקרב? תכנן אחד וחגוג את העבודה הקשה שארגון שלך ביצע השנה. וודאו שחברי הדירקטוריון שלכם רואים את הדוח לפני אירוע זה כדי שיוכלו להתייחס אליו בעת צ'אט עם צוות ומתנדבים.
  5. מסור ביד - במידת האפשר, מסור ידנית דו'חות שנתיים. זה מוסיף מגע אישי וזה נותן לתורמים את האפשרות לעסוק ולשאול שאלות.
  6. שיחת ועידה - חלק מהעמותות מפרישות דיווחים רשמיים יחד לשיחת ועידה ארצית בה מנחה המנכ'ל או המנכ'ל דיון עם בעלי העניין והתורמים אודות התקדמותה והשפעתה בשנה האחרונה. זה מספק דיון אישי, אפשרות לשאלות ותשובות ומידע בזמן אמת.
  7. מולטימדיה אינטראקטיבית בנוסף לאפשרויות הדיגיטליות, חלק מהעמותות יוצרות דפי אינטרנט אינטראקטיביים לדוחות השנתיים שלהם, אשר טוענים נתונים סטטיסטיים בזמן אמת או כוללים אנימציה לאינפוגרפיקה. שלח קישורים לתורמים קיימים ופוטנציאליים והכלל בפוסטים ברשתות החברתיות. השג משיכה בקהילה שלך על ידי הצבת הדיווח למדיה המקומית שלך.

אתה והצוות שלך ייהנו ליצור את הדו'ח השנתי שלך כשאתה זוכר וחוגג את השנה האחרונה. זה צריך להיות מעודד עבור הצוות, התורמים והמתנדבים לראות את השפעתם ולשמש ככלי להניע את הארגון שלך קדימה. זכור שהוא יהפוך גם למשאב יקר לטיפוח שותפויות חדשות. תהנה כמו שאתה זוכר וחוגג!



אנדראה ג'ונסון היא ילידת טקסני המתגוררת כיום בשארלוט, נשי, עם בעלה ושתי בנותיה. היא נהנית מריצה, מצילום ושוקולד טוב.


DesktopLinuxAtHome הופך את הארגון לעמותות לקל יותר.


מאמרים מעניינים