עיקרי עמותות רשימת ביקורת לתכנון אירועים

רשימת ביקורת לתכנון אירועים

אירועי התרמה יכולים לגייס כסף רב עבור הארגון שלכם אם הם מתוכננים ומבוצעים היטב, אך הם גם עלולים להיות זמן רב ויקר. המפתח הוא תכנון אסטרטגי והצבת בבירור את התקציב, המטרה והיעדים שלך מראש. לאחר בחירת תאריך ויצירת תוכנית אב לאירוע שלך, זה עוזר ליצור ציר זמן ורשימה כדי שתוכל להמשיך במסלול. בהצלחה ותהנה!

שישה חודשים בחוץ (או יותר)

  • הגדר מטרה - לפני שתתחיל לתכנן, החלט את מטרת האירוע שלך. האם זה לגיוס כספים או שמדובר גם בחינוך תורמים בארגון שלך? יעדים מרובים הם בסדר, אך עדיף שיהיה מטרה עיקרית אחת שמניעה את האירוע. זכור את היעדים העיקריים והקטנים שלך בזמן שאתה עובר את תהליך התכנון כדי להישאר מרוכז בתמונה הגדולה.
  • להציב מטרות ומטרות - הגדירו את היעדים והיעדים הספציפיים לאירוע ההתרמה שלכם. כמה כסף אתה מנסה לגייס? האם זה לאזור אחד או למספר אזורים של העמותה, העסק או הקבוצה שלך? זכור את מטרת הגיוס שלך בעת הגדרת התקציב שלך.
  • נָצִיג - בארגונים גדולים יותר עשויה להיות מחלקה שלמה לתכנון אירועים, וזו מתנה. אם זה המקרה, תנו לצוות מתווה ברור של יעדים, יעדים ותקציב שלכם, ותנו להם לבצע את התכנון העיקרי. עבור כולנו זה לוקח כפר - או לפחות ועד יעיל באמת. בקש מתכנן האירועים המוביל או מנהל הפיתוח לגייס ועדה שתפקח על ההיבטים השונים של גיוס הכספים. האירוע ילך הרבה יותר חלק אם יהיו תפקידים ברורים, יעדים וציפיות.
  • מקד לקהל שלך - כדי לקבוע למי אתה מזמין ו / או מוכר כרטיסים, חשוב מי קהל היעד שלך ואם האירוע הוא משפחתי. זה יעזור לקבוע את הנושא, האוכל והפעילויות שלך. בנוסף, אם אתה מזמין את כל תיק התורמים שלך - בין אם זה 100 או 1,000 איש - שקול אם אתה רוצה לבקש מהם להזמין חברים.
  • הערכת נוכחות - העריך כמה אנשים אתה חושב שיגיעו על סמך כמה שאתה מזמין ומה אתה יודע על בסיס התורמים שלך. זה יקבע את תמחור הכרטיסים ואת גודל המקום שאתה צריך לאתר. מטבע הדברים קל יותר להעריך אם מדובר באירוע שנתי.
  • הגדר תקציב - תארו תקציב ריאלי ועבדו במסגרת הפרמטרים הללו. אם זה אירוע ראשון, תצטרך לעשות ניחושים מושכלים. שוחח עם ארגונים אחרים בגודל דומה שערכו אירועים דומים ובדוק אם יש להם הצעות לתקצוב. קחו בחשבון את העלויות של מקום, אוכל, דמי רמקולים / נסיעות / מקומות לינה, להקה / תקליטן, פרחים, עיצוב וחביבות.
  • הגדר עלות לכרטיס - קבע מה ברצונך להרוויח לכרטיס בכדי לקבוע את העלות לכרטיס וכמה כרטיסים אתה צריך למכור. בחלק מהאירועים יש גם רמות וכרטיסי כניסה מרובים, כמו כרטיס לארוחת ערב או שתייה וכרטיס אחרי המסיבה. אתה יכול גם למכור כרטיסי VIP עם הטבות מיוחדות כמו שירות חניה וישיבה בעדיפות.
  • מצא והזמן מקום - לאחר שתחליטו על גודל והיקף האירוע שלכם, מצאו מקום שנמצא במסגרת התקציב שלכם ועוזר ליצור את האווירה שאתם רוצים בגיוס התרומות שלכם. הזמינו זאת מבעוד מועד, ושלמו את כל ההפקדות הנדרשות. אם האירוע שלך הוא בחוץ, טוב לחקור אם תזדקק להיתרים לאוהלים, בעלי חיים, סאונד, תאורה, זיקוקים וכו '.
  • תקשר פרטים - התריע בפני כל האנשים המתאימים בנוגע לגיוס התרומות שלך, הן באופן פנימי והן לאחר מכן. בית הספר, העמותה או הארגון שלך ירצו להעלות את הגיוס בלוח השנה הראשי, ואז לקבוע זמן להזמין תורמים ולהודיע ​​לציבור.
  • גייס חסויות תאגידיות - באירועי גיוס תרומות רבים מעורבים שותפים ארגוניים אשר נותנים חסות לשולחן או מחתמים חלק מסוים באירוע. גיבוש שותפויות אלה ישפיע ישירות על התקציב שלך ועל כמה שתוכל להוציא באזורים יקרים אחרים כגון אוכל. לפני הגיוס, החליטו כיצד תוכלו לזהות נותני חסות. בתוכניות? מהבמה? על שלטים?
  • בחר נושא - קבע את הטון והנושא לגיוס התרומות שלך. חלק מהאירועים רשמיים וחלקם מזדמנים. גורמים אלה יקבעו את אופן התכנון והקישוט שלכם. כיף לתכנן ולהשתתף באירועי נושא, אך לא לכל אירוע צריך להיות כזה. לפעמים עדיף לשמור על זה פשוט ולא לשנות נושאים כל שנה. על ידי אירוח 'גאלה שנתית ללא מטרות רווח', אתה מוריד את נטל התכנון על הצוות והמתנדבים שלך, כמו גם כסף שהוצא על עיצוב וגרפיקה חדשים. טיפ גאוני: נסה אחד כזה 30 נושאי אירוע לגיוס תרומות .
  • קבע מיתוג - פתח גרפיקה מתאימה לאירוע שלך כדי לקדם אותו או להחליט אם אתה משתמש בלוגו של העמותה שלך. אם כן, הישאר עקבי עם המיתוג שלך תוך הוספת אלמנט בעל עניין חזותי.
  • ספר כל אבטחה שקול אם אתה זקוק לאנשי אבטחה באירוע שלך ואם כן, עשה זאת בתקציב שלך.
  • חתמו על ספקים ובידור - זהה והזמין את הרמקול, הלהקה / התקליטן, הבידור, הצלם / צלם הווידאו והקייטרינג שלך (אם אחד לא מגיע עם המקום). לאחר שהספקים מאשרים את השתתפותם, חבר חבר בוועדה או מחלקת האירועים שלך לעבוד איתם על סידורי הנסיעה הדרושים. העבירו את המטרות והציפיות שלכם לאירוע ולדובר או הבדרן. חתום על כל החוזים הדרושים ושלם את כל ההפקדות הדרושות.

שלושה חודשים בחוץ

  • תכנן חניה - שקול היכן אנשים יחנו, ואם אתה צריך להעסיק או לגייס דיילים מתנדבים. לעתים קרובות מועיל להיות זמין מפת חניה באתר שלך ולשלוח לאנשים את המידע לפני הגיוס. אם מדובר באירוע רשמי, שקול שיהיה שירות חניה זמין. טיפ גאון : הוסף קבצים מצורפים להרשמות שלך כדי לפשט את פרטי האירוע למשתתפים.
  • אל תשכח מתקנים - זה לא הדבר הכי זוהר לחשוב עליו, אך וודא שאתה אסטרטגי כמה שירותים יש במקום שלך ביחס למספר המשתתפים. יתכן שתצטרך להביא סירים ניידים.
  • צור תוכנית ב ' - אם האירוע שלך בחוץ, הכן תכנית B בגשם, בין אם זה אוהל או מקום חלופי.
  • הזמינו פרחים - אם עומדים להיות לכם פרחים באירוע שלכם, החליטו אילו פרחים תרצו והזמינו את ההזמנה. שקול להשתמש בפרחים שנמצאים בעונה בזמן האירוע כדי לחסוך כסף. ירוק הוא גם אפשרות ידידותית לתקציב.
  • תכנן את התפריט - סיים את התפריט שלך עם הקייטרינג. אם אתה מתכוון להדפיס תפריטים לטבלאות, המשך והחליט על פריסה וגופן. הדפס אותם עכשיו או הגדר תזכורת להדפיס אותם בחודש אחד.
  • לְפַרְסֵם - שלושה עד ארבעה חודשים בחוץ הוא הזמן הטוב ביותר להתחיל לפרסם את האירוע שלך כדי לוודא שהוא עולה ליומנים של אנשים. אתה יכול לשתף מידע במדיה החברתית, באמצעות עלוני דואר אלקטרוני ו / או שמירת התאריך - עותק בדואר או הזמנה דיגיטלית.
  • הגדר רישום מקוון - ליצור הרשמה אונליין אם אפשר לייעל את התשובות והתשלומים שלך במערכת אחת.
  • אמת את המשתתפים - יש מערכת בה תוכלו להקליט מי משתתף ואם שילמו. החליטו אם אתם שולחים או שולחים דואר אלקטרוני כרטיסים. כמו כן, שקול מה תעשה אם אנשים שאינם ברשימת ה- RSVP יופיעו בליל האירוע. טיפ גאון : הורד מידע על האירוע באמצעות DesktopLinuxAtHome דיווח מותאם אישית .
  • הזמנת יעד - פנה את הפרסום שלך לקהל היעד שלך. מה שעובד במשך אלפי שנים הוא לא אותה גישה לשימוש עם בעלי תינוקות. לא משנה מה הקהל שלכם, עליכם לשכנע אנשים שהאירוע שווה את הזמן והכסף שלהם.
  • הזמן תורמים גדולים - הזמינו באופן אישי את התורמים הגדולים שלכם. מינוי קצין פיתוח או איש צוות אחר להתקשר ולהזמין תורמים להשתתף באירוע.
  • מגע בסיס עם רמקול / בידור - עבדו עם הדובר או הבדרן לאירוע בכדי לאשר את ציפיותיכם לערב.
  • תזמן מתנדבים - תלוי בגודל ובהיקף האירוע שלך, שקול מבקש מתנדבים לעזור , הן לפני יום האירוע והן ביום זה. ספק להם תגי שם או חולצות ואוכל ביום האירוע.

חודש אחד בחוץ

  • אשר את סדר היום - סיים את סדר היום / ציר הזמן עם כל שחקני המפתח. וודאו שכל המשתתפים / שחקנים / שחקנים מכירים את לוח הזמנים והציפיות. ספק להם נקודת קשר אם יש לך שאלות.
  • לשלוח הזמנות - שלחו הזמנות רשמיות ארבעה עד שישה שבועות לפני האירוע, וודאו לכלול דרך לשמוע עם מועד אחרון של שבועיים לפני האירוע כדי שיהיה לכם רעיון טוב לגבי מספרים.
  • תכנן מוסיקה סביבתית - החליטו על מוזיקת ​​רקע אם להקה או תקליטן לא מכסים זאת לאירוע שלכם.
  • אשר חסויות - אשר את כל החסויות הארגוניות והפרטיות שלך והודיע ​​להם כיצד הם יוכרו.

שני שבועות בחוץ

  • ארגן תשלומים - תכנן אמצעי תשלום עבור ספקים, שחקנים, צלמים ואנשי שירות.
  • אשר אישורי מענה - בדוק פעמיים את מספרי הנוכחות עם המקום והקייטרינג כדי לוודא שיש לך מספיק שולחנות, כיסאות ואוכל. צפה שחלק מהאנשים לא יופיעו וחלקם יגיעו ללא מענה. זה בדרך כלל מסתדר אבל תמיד חכם שיש כיסאות נוספים וכמה הגדרות מקום נוספות.
  • סיים תוכניות - נפגש עם ראש הצוות שלך או עם יושבי ראש הוועדה כדי לבקר מחדש בכל אזור בציר הזמן של האירוע. זו הזדמנות טובה להשלים פערים ולוודא שכולם באותו דף. הקפד לפתח תוכניות גיבוי נחוצות.
  • תכנן תקשורת סופית - נפגשים עם הלהקה, השותף, הבידור והמתנדבים בכדי לתת להם מפות וציר זמן מעודכן ללילה.
  • הדפס רשימת אורחים ותגי שם - אשר והדפס את רשימת האורחים ותגי השם. יש תגי שם ריקים זמינים לאורחים ברגע האחרון או תגי שם חסרים.
  • סיים את הישיבה - אם הקציתם מקומות ישיבה, אשרו את סידור השולחן ואת טבלת הישיבה.
  • תכנן ניקוי - הכינו תוכנית ניקוי והעבירו אותה לצוות שלכם כדי שיידעו מה לעשות לאחר סיום האירוע. הבהיר מה יעשה המקום ומה הצוות שלך אחראי להשלים.

היום שלפני

  • להכין - אם אפשר, הקימו את המקום יום לפני (או מוקדם בבוקר ביום האירוע). ודא שכל השלטים למעלה, הטבלאות במקום ואזור הרישום כולל תגי שם, רשימת רישום, עטים ונייר.
  • בצע תרגול - אם מדובר באירוע גדול או מסובך עם הרבה חלקים נעים, שקול לעשות תרגול כדי לוודא שאתה יודע איפה הכל יוגדר ואילו אנשים צריכים להיות איפה ומתי.
  • אשר את כל הפרטים - יום קודם חשוב כמעט כמו יום האירוע. אשר את כל הפרטים העיקריים והקטנים החשובים לאירוע כגון משלוח פרחים / תפאורה, הזמנת אוכל, לוח זמנים ומסעות דוברים אורחים.
  • מזג אוויר בדוק כפול - אם זה נראה כמו גשם, יש ליישם את תוכנית ב 'לאירועים בחיק הטבע ולשמור על שמשיות ודיילות חניה לאירועים בתוך הבית. למרות שגשם לא יזיק לאף אחד, אנשים נוטים לבטל את הסכמתם לאירועים כשיש מזג אוויר גרוע.

יום האירוע

  • סיים את ההגדרה - הגדר דבר שלא היית מסוגל אליו יום קודם.
  • לתקשר - וודא שלכל הצוותים, המתנדבים והספקים יש עותקים של לוח הזמנים, ההוראות ומספרי הטלפון ליצירת קשר אם הם צריכים להגיע למישהו.
  • להתיישב - שלמו לספקים וודאו להודות להם.
  • קבעו שלטי חניה - אם יש צורך, הציבו שלטי חניה המכוונים את האורחים לאן לחנות. חסום אזורים שבהם אנשים לא צריכים לחנות ואולי ינסו לעשות זאת.
  • השלם בדיקת התנדבות - היכנסו עם מתנדבים כדי לוודא שיש להם את כל מה שהם צריכים.
  • תן קבלת פנים חמה לא משנה מה קורה מאחורי הקלעים, ברכו את האורחים בחיוך ויידעו שאתם שמחים שבאו.

אחרי האירוע

  • כתוב הערות תודה - דאגו להודות למשתתפים, נותני החסות, התורמים והמתנדבים לאחר האירוע. פתק או שיחת טלפון עברו דרך ארוכה מאחר שאנשים השקיעו את זמנם, מרצם וכספם בכדי להפוך את האירוע שלכם להצלחה. כשאנשים מרגישים שמעריכים אותם, הם נוטים הרבה יותר להשתתף שוב. נצל את ההזדמנות להזכיר להם מה תמיכתם עזרה להשיג.
  • השלם ניתוח מלא - ניתוח העלויות, ההכנסות והזמן המשוער שלך שנכנס לאירוע כדי לקבוע כמה כסף גייס למען מטרתך וכמה זמן זה לקח ממך, מהצוות והמתנדבים שלך. השתמש במידע זה כדי להחליט כיצד להמשיך באירוע דומה בעתיד.

תכנון אירוע התרמה יכול להיות תהליך חלק עם תכנית מתוארת וצוות נהדר. זכור להישאר מרוכז בתמונה הגדולה לאורך כל התהליך ולעקוב אחר הזמן וההוצאות שלך כדי למקסם את מאמצי הגיוס שלך.



שאלות מקצועיות על שובר קרח

אנדראה ג'ונסון היא ילידת טקסני המתגוררת כיום בשארלוט, נשי, עם בעלה ושתי בנותיה. היא נהנית מריצה, מצילום ושוקולד טוב.


DesktopLinuxAtHome מקל על ההתארגנות.


מאמרים מעניינים